公司年会、婚礼请柬、活动邀请…名单一大串，难道要手动复制粘贴改100次？累死还容易出错！头条君教你用Word隐藏大招——邮件合并，像复印机一样智能生成多人邀请函，省时省力零失误！手把手详解，包学包会！

想象一下：你辛辛苦苦设计好一份精美的邀请函模板，姓名、称谓、地址…这些地方都是空白的。现在有100位嘉宾要邀请，难道你要：

复制粘贴100份？

一份一份手动修改姓名？

眼睛盯着生怕改错？
太崩溃了！效率低、易出错，关键显得很不专业！

神器登场：邮件合并！
Word自带的“邮件合并”功能，就是专治这种批量个性化文档的“懒人神器”！它的原理很简单：

1. 你有固定模板： 设计好邀请函主体内容（不变的部分）。
2. 你有数据名单： 嘉宾信息（姓名、称谓、地址等，存在Excel或Word表格里）。
3. Word当“智能复印机”： 把名单里的信息，“唰唰唰”自动填到模板对应的空白处，生成N份带不同个人信息的邀请函！

超详细步骤图解（小白友好）：

第一步：制作邀请函模板 (在Word里)

1. 打开Word，新建文档。
2. 设计你的邀请函内容：活动名称、时间、地点、正文、落款等。关键来了：在需要填入个人信息的地方（如“尊敬的[ ]先生/女士”、“[ ]先生/女士收”），先留好空白位置，或者用括号[]占位。 设计好排版、字体、图片（如有）。

第二步：准备嘉宾名单 (建议用Excel！！！！)

1. 打开Excel（或者新建一个Word文档，做成清晰的表格也行，但Excel更方便）。
2. 第一行是标题行（字段名），比如：姓名、称谓（先生/女士/老师等）、地址、电话（如果需要）。这步很重要，名字要简单明确！
3. 从第二行开始，按行填写每位嘉宾的具体信息。确保信息准确无误。

这里就只操作名字~

4.保存好这个名单文件（比如：通讯录.xlsx）。

第三步：启动Word邮件合并 (核心操作！)

1. 回到你的Word邀请函模板。
2. 找到顶部菜单栏的 邮件 选项卡。宝藏入口在这里！
3. 点击 选择收件人 -> 使用现有列表...。
4. 在弹出的窗口中找到并选中你刚才保存的嘉宾名单文件（通讯录.xlsx），点击“打开”。
5. 如果Excel里有多个工作表，选择包含名单的那个表，勾选“数据首行包含列标题”（非常重要！），然后点“确定”。这时Word就和你的名单连接上了。

第四步：插入“智能占位符” (替换空白)

1. 将光标移动到模板中需要插入姓名的地方（比如“尊敬的[ ]先生/女士”的空白处）。
2. 在 邮件 选项卡，点击 插入合并域。
3. 你会看到一个下拉列表，里面就是你Excel里的标题（姓名、称谓、地址…）。点击 姓名。
4. 看！那个位置出现了 <<姓名>> 这样的带书名号的占位符。这就代表这里会自动填入名单里的“姓名”列数据。
5. 同样的方法：

• 在需要称谓的地方（如“先生/女士”前），插入 <<称谓>> 域。
• 在需要地址的地方（如信封或邀请函底部），插入 <<地址>> 域。
• 其他信息同理。插入后，这些<< >>占位符会保持你设置的字体格式。

第五步：预览 & 生成最终邀请函 (见证奇迹)

1. 在 邮件 选项卡，点击 预览结果。太神奇了！
2. 点击左右箭头 << >>，就能像翻书一样，看到每一份邀请函自动填好了对应嘉宾的信息！姓名、称谓、地址都准确无误地显示出来了。仔细检查几份，确认无误。
3. 生成最终文档： 确认预览没问题后，点击 完成并合并 -> 编辑单个文档...。
4. 在弹出的窗口中选择 全部，点击“确定”。Word会瞬间生成一个包含所有嘉宾个性化邀请函的新文档！每位嘉宾一页（如果你的模板是一页的话）。

搞定！打印或电子发送

• 打印： 直接打印这个新生成的文档即可。Word会自动按页打印所有邀请函。
• 电子版： 可以将这个新文档保存为PDF（更通用），然后通过邮件或其他方式分别发送给对应嘉宾

避坑指南 & 小贴士：

• 名单格式是王道： Excel里信息要分列清晰，标题行不能错，数据不要有合并单元格。用Excel比Word表格更稳。
• 称谓处理： 如果称谓直接影响称呼（如“尊敬的[称谓][姓名]”），确保名单里称谓列填写准确（先生/女士/老师等）。
• 域代码别怕： 预览时看到的是真实信息，编辑时看到的是<< >>占位符，这是正常的。生成最终文档后就全是真实文字了。
• 排版微调： 最终合并生成的文档，如果某位嘉宾信息特别长导致排版乱，可以单独微调那一页。
• 不止邀请函： 这招同样适用于批量制作桌卡、工作证、带姓名的通知函等！举一反三！

邮件合并，绝对是Word里被严重低估的效率神器！操作一次，终身受用。别再傻傻地手动修改了，学会这招，10分钟搞定100份邀请函不是梦！省下的时间喝杯咖啡不香吗？

行动号召：

赶紧收藏转发！下次需要批量做邀请函、通知单时，翻出这篇教程，照着做就行！
你用过邮件合并吗？觉得好用吗？或者还有哪些Word难题？欢迎在评论区留言讨论！
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